事務作業×DX
事務作業のDX推進事例と最新技術・システムをご紹介
中小企業を中心にアナログな文化が残っている事務作業ですが、近年DX推進を行う企業が増加しています
契約書や請求書作成の業務がシステムによる自動化と非常に相性が良く、導入うの難易度も高くありません
Dcrossが事務作業のDX推進の活用事例と有効なシステムをご提案します
事務作業×DX
導入企業の成功事例を紹介
株式会社ツインバード
各部署で行っていた契約書管理を一元管理化する「ContractSCLM」
株式会社ツインバードは、「ContractSCLM（コントラクツ）」を導入し、各部署で行っていた契約書管理を一元管理化したことで、管理体制の強化とコスト削減を実現しています。
「ContractSCLM（コントラクツ）」は、契約に関わるすべての業務を集約できる電子契約システムです。企業に合わせて柔軟に設定できる契約書のワークフローや、相談コメントや契約書に関連する書類を一元管理することで、迅速な契約締結を実現します。契約プロセスやステータスを見える化することで、必要な時に契約書や契約状況を確認でき、ビジネス機会の喪失や損失を防ぐことができるでしょう。
導入した結果、印紙代や郵送代など紙の契約書にまつわるコスト削減や契約業務の効率化により最大月間約50万円削減に成功しています。また、情報が自動的にストックされることでナレッジ蓄積による属人化の解消も期待されています。
株式会社パソナテック
パソナグループ内の請求書発行業務の課題をまとめて解決する「楽々明細」
株式会社パソナテックは、「楽楽明細」を導入し、毎月74時間の作業時間と年間280万円のコスト削減を実現しています。
「楽楽明細」は、請求書や納品書、支払明細などの帳票をWEB上で発行することができるクラウド型の電子請求書発行システムです。CSVまたはPDF形式で帳票データをアップロードするだけで、「WEB」「メール添付」「郵送」のいずれかの方法で自動で発行され、手間のかかる印刷・封入・発送などの作業が不要になります。
導入した結果、取引先に請求書のWEB化をご案内したうちの85～86％はWEB発行に切り替えることに成功し、コスト削減を実現しました。
初心者でも抵抗感なく使えるRPAツール「ロボパットDX」
三井住友トラスト
クラブ株式会社
三井住友トラストクラブ株式会社は、「ロボパットDX」を導入し、導入から1年未満で年間換算24000時間の業務を削減することに成功しました。
「ロボパットDX」とは、業務プロセスを自動化するRPAツールです。「エンジニア不要のIT活用」をコンセプトにしており、専門知識がなくても直感的に操作ができるため、現場の方が扱いやすい特徴があります。さらに、始めやすい料金や柔軟な契約体系があり、初期費用や運用費用が無料で、月単位での契約も可能です。
導入した結果、単純定型の事務を中心に行っている事務センター部署の担当者でも扱いやすいことから、70の業務を自動化することに成功しました。
事務作業
DX推進のメリットを紹介
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生産性の向上
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コストの削減
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オペレーションの可視化・効率化
事務作業にDXツールを導入することで、生産性を向上させることができます。
DXツールは、手動で行っていた作業を自動化するため、作業時間の短縮や作業スピードの向上が可能です。
また、人間が行う作業は、ヒューマンエラーが起きやすいという欠点がありますが、DXツールは自動化されているため、手作業によるケアレスミスを防ぐことができます。
ケアレスミスを防止し、手戻りをなくすことで、生産性の向上に期待ができます。
事務作業にDXツールを導入することで、コスト削減も期待できます。
具体的には、紙の請求書をペーパーレス化することにより、紙の印刷や郵送代、保管代を削減できます。また、DXツールを導入する際は、現状の業務フローのプロセスを見直す必要があるため、無駄な作業を可視化し、ツールに置き換えることができます。
そのため、無駄な作業によって生じていたケアレスミスに伴う手戻りがなくなり、結果的にコスト削減が可能になります。
事務作業にDXツールを導入することで、オペレーションの可視化が可能になります。
具体的には、業務フローを可視化することで、作業全体のプロセスや進捗状況、状況把握が容易になります。例えば、業務フローを可視化することで、従来は一部の有識者しか行えなかった業務を誰でも行えるように一般化することができます。そのため、業務に時間を取られていた有識者が、業務企画や戦略を練るようなクリエイティブな作業の時間を確保できます。
オペレーションの可視化によって、企業の業務プロセスが改善され、コスト削減や業務効率化に期待ができます。
事務作業×DX
重要になる最新技術とシステム
01
SaaS（クラウドサービス）
先ほど紹介したツールに必要不可欠となるのが「SaaS」の活用です。
SaaSは、クラウド上で提供されるソフトウェアサービスのことを指します。ユーザーがソフトウェアを自社でインストールする必要がなく、クラウド上にアプリケーションがあることで、必要な場所からアクセスし、利用することができます。SaaSの最大の利点は、ユーザーがソフトウェアの管理やメンテナンスなどの面倒な作業をする必要がないということです。また、従量課金制であるため、必要な分だけの利用が可能で、コスト面でもメリットがあります。さらに、クラウド上でデータを保管するため、セキュリティ面でも安心して利用できます。
02
RPA（RoboticProcessAutomation）
事務作業と作業を自動化するRPAの相性はとても良いです。
RPAは、人間が行うルーティンワークをソフトウェアロボットに自動化させることで、業務プロセスの効率化や生産性向上を図る技術です。例えば、Excelファイルのデータを読み取り、別のファイルに転記するなど、ルーティンワークの多くを自動化することができます。
RPAの導入により、業務プロセスの自動化や生産性の向上が実現できます。また、精度が高く作業に伴うケアレスミスを排除することができるため、業務品質の向上やコスト削減にもつながります。
03
OCR（OpticalCharacterRecognition）
OCR技術も事務作業との相性が良く、現場で広く導入されています。
OCRは、印刷されたテキストや手書き文字などの画像を読み取り、その内容をテキストとして抽出する技術です。OCRを使用することで、紙の文書を電子化することができ、手動での入力作業を省略することができます。
例えば、従来は手作業で書類の情報を画面入力していたことを、スキャナーで書類を読み取るだけで自動的に画面入力してくれるので、作業効率の観点からも注目されています。
04
BI（ビジネスインテリジェンス）ツール
企業によっては事務作業にBI（ビジネスインテリジェンス）ツールを導入しています。
BIとは、企業の膨大なデータを分析し、意思決定に役立つ情報を提供するためのツールのことです。BIツールを使うことで、企業はビッグデータの分析により、市場トレンドや顧客行動の変化を迅速に把握することができ、迅速な意思決定を行うことができます。
BIツールは、企業にとって重要な情報分析手段であり、現在のビジネスにおいて欠かすことができない存在となっています。
05
AI（人工知能・機械学習）
AIも事務作業にとって、欠かせない技術のひとつです。
先ほど紹介したOCR技術と組み合わせて、AI-OCRとして使用されています。AI-OCRは、紙文書をスキャンして電子化するだけでなく、文字認識技術によってテキストデータを抽出することができます。
例えば、財務・経理部門の領収書や請求書の処理や、医療機関の診療記録の電子化など、様々な業務で活用されています。AI-OCRを活用することで、手書き文字も自動的に認識し、画面に自動入力することで業務の効率化が図れるため、従業員の負担軽減やコスト削減が期待できます。