昨今、業務効率化の手段としてRPAが注目されています。業務効率化を進める担当者の中には、RPAの導入を検討されている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、RPAの概要やなぜ注目されているか、実際の活用事例などについて解説します。
メリットやデメリット、RPA導入における会社選びのポイントについても触れているので、記事を読み終わった時には、どう行動したらよいかイメージができているしょう。
目次
RPAとは？
RPAが注目されている理由
企業規模別にみるRPA導入割合
RPAの活用事例5選
RPAの対象業務になる条件とは？
RPAメリット
RPAデメリット
RPAを導入する会社を選ぶときに考慮すること
RPAを導入して無駄なコストを省き生産性を向上しよう！
RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略称で、事務作業などのルーチンワークを自動化する技術のことです。
人間がパソコンで行うキーボード入力やマウス操作などの操作手順を記録し、正確に再現できます。日常的に行っている作業をRPAが代替することで、事務効率化や人件費の削減が可能です。
ルーチンワークをRPAに任せることで、今まで行っていた作業時間が減り、企画など人の頭を使うような作業の時間を増やせます。そのため、部署やチームとしての生産性向上ができるでしょう。
矢野経済研究所のRPAに関する調査結果では、2023年度の市場規模は1,520億円の見込みで、国内市場規模の推移は増加傾向です。
ここではRPAが注目されている理由3選について解説します。
帝国データバンクの「人手不足に対する企業の動向調査」によると、人手不足を感じている企業の割合は51％に達することが判明しました。これからの日本は少子高齢化の影響で、より人手不足に拍車がかかることが予想されます。
今後企業には、今いる従業員で成果を発揮していくことが求められるでしょう。そのため、限られたリソースの中で力を最大限発揮するためにRPAを活用した業務の自動化が注目を浴びています。
RPAの必要性が高まっている要因のひとつとして、企業における労働生産性の低迷が考えられるでしょう。
公益社団法人 日本生産性本部が2021年11月に公表した「日本の労働生産性の動向2021」の調査結果によれば、2020 年度の日本の一人当たり名目労働生産性は805万円で3年連続で前年度を下回る状況が続いています。
今後は企業において各従業員の生産性を向上させることが経営課題となるでしょう。そのため、事務作業などのルーチンワークに対して、RPAをはじめとしたデジタル技術の活用が必要不可欠です。
昨今のテレワークをはじめとした働き方改革推進により、企業はワークスタイルの柔軟化による人材の確保や、デジタル技術を活用した業務効率改善が求められています。
RPAは業務効率改善の観点から、従来よりも少ない人数で生産性を高めるための手段として注目されています。特徴は手作業の業務プロセスを品質を落とさず短期間で導入できることです。
主に事務職の人たちが携わる定期的な情報収集、データ入力などの定型業務において適用されます。
ICT市場調査コンサルティングのＭＭ総研は、国内企業2000社を対象にWebアンケート調査を実施し、2021年1月時点のRPA利用状況を調査しました。
調査結果をまとめた「RPA国内利用動向調査 2021」によると、年商50億円以上の大手・中堅企業ではRPA導入率は37％、年商50億円未満の中小企業ではRPA導入率10％の導入割合になっていることが判明しました。
RPAの国内市場規模の推移は増加傾向にあるので、今後RPAにおける認識や活用事例が増えていくことで、より導入率が伸びていくことが予想されるでしょう。
ここからは具体的にどのような場面においてRPAが活用されるか解説します。日常的に発生するルーチンワークを中心に解説するので、自社の業務に適用できるか参考にしてください。
毎月同じ内容を入力する見積書や請求書作成業務はRPAで代替できます。例えば、営業担当者が顧客から受けた要望をメールで送信すると、RPAが自動的にSFAや社内システムに情報を登録してくれます。
事前に見積書や請求書に必要な項目である商品名・個数・納期などをRPAに記録し、必要な項目をメールで送信することで社内システムに登録可能です。
支払いが発生する業務はひとつのミスが顧客との信頼関係に影響するので、早く正確な作業ができるRPAをおすすめします。
社員の勤怠時間集計や残業が多い社員への確認メールなどもRPAで自動化できます。勤怠管理は毎月発生する作業で、作業手順も変わらないことからRPAにぴったりな業務と言えるでしょう。
具体的には、勤務時間の集計、累計残業時間の集計、有給取得回数・残日数の確認が自動化できます。さらには、集計したデータに基づいて給与計算、振り込み、明細作成まで自動化が可能です。
人事部の採用業務の場合、応募者に対して定型メールの送信が自動化できます。採用業務には、応募者に対する会社説明会の連絡や面接日程の決定連絡・リマインドメールなど、ミスが許されない作業が多くあります。
RPAに説明会の連絡日や宛先、ZOOMなどのURLを記録するだけで自動的に実行されるため、ヒューマンエラーや連絡メールの失念を事前に防げるでしょう。
交通費確認業務においては、申請内容のルートを自動で経路検索し、適切なルートか、金額にミスがないかをRPAで自動的に確認できます。
社員の申請を担当者がひとつずつチェックすることは、とても手間と時間がかかる作業です。金額を間違えたまま社員へ交通費を支払ってしまうと、その後の手続き処理に時間を取られてしまいます。
交通費チェックのような目視のチェックを自動化することで、ヒューマンエラーを回避できるでしょう。
RPAはデータを入力し、登録や更新まで行うことを自動化できます。AI-OCRといった文字認識ソリューションと組み合わせることで、より力を発揮するでしょう。
具体的には、請求書や納品書などの原本をスキャンするだけで手書き文字をデータ化し、そのまま社内システムに登録することも可能です。
スキャンから社内システム登録までの工程を自動化できるので、業務全体のスピード感が上がります。これまで手作業で行ってきた工程が省けるため、他の作業に時間を活用できるでしょう。
ここではRPAの対象業務になる条件について解説します。自社業務のどの部分にRPAが適用できるかチェックしていきましょう。
RPAは単純な作業の繰り返しを行うことが得意なので、以下のような業務に適用可能です。
決まった入力作業や集計
指定のWebサイトから情報収集してExcelなどに転記
定型文のメール返信
文書ファイルのPDF化
添付ファイルを所定の場所に保存
人間が大量の単純作業をする場合、ミスが起きたり仕事へのモチベーションが低下したりしてしまう恐れがあります。
RPAであれば作業量が多くても一定のスピードで正確に対応可能です。稼働時間も制限がなく、深夜帯や休日にも作業が行えます。
決まった手順をRPAに記憶させることで自動化が実現できます。手順化されていれば、ある程度の作業は自動化できるでしょう。
しかし、手順化されていない業務や、人の判断が必要な業務については自動化できません。そのため、業務フローがパターン化されている作業を自動化の対象にするとよいでしょう。
どの業務を自動化すればよいかわからない場合は、業務フローがパターン化されている業務を洗い出してみることをおすすめします。
RPAで自動化できる対象業務の条件のひとつとして、データ化されている必要があります。RPAはパソコンで行う作業を自動化するためのツールであるため、データ化されていない印刷物などのアナログ作業は対象外です。
データ化されていれば大量のデータでも処理が可能です。対象業務がわからない場合は、大量のデータを事務作業にて処理している業務がヒントになり得るでしょう。
RPAのメリットには「ヒューマンエラーの削減」「人件費の削減」「業務の生産性向上」の3つがあります。それぞれ解説するので参考にしてください。
RPAは指定された作業を早く正確に行えるため、結果として作業の品質向上に期待できます。人間が作業を行う場合、どうしてもミスが発生してしまい、一定のスピードを保って作業し続けられません。
ミスが発生すると、ミスの原因特定や修正、再見直し、他者にダブルチェックを依頼するなどの作業が発生します。RPA導入によりミスを防止することでこれらの作業がなくなるでしょう。
RPAは指定された作業を早く正確に行えるため、結果として作業の品質向上に期待できます。人間が作業を行う場合、どうしてもミスが発生してしまい、一定のスピードを保って作業し続けられません。
ミスが発生すると、ミスの原因特定や修正、再見直し、他者にダブルチェックを依頼するなどの作業が発生します。RPA導入によりミスを防止することでこれらの作業がなくなるでしょう。
RPAを活用することで、組織全体の生産性向上につながります。RPAで作業を自動化することにより、前述のようにアイデアや思考が求められる業務にリソースを集中できます。
PRAを1つの部署だけでなく、組織全体として横断的に導入することで各部署の生産性が向上し、結果的に組織全体の生産性が向上するでしょう。
残業の原因になりやすい決まったルーチンワークが減ることで、各社員のモチベーションも向上にも期待できます。
RPAのデメリットには「導入する前に業務整理が必要」「自動化した業務がブラックボックス化する可能性がある」「メンテナンスが必要」の3つがあります。デメリットについて理解し、RPA導入の参考にしてください。
導入前にどの業務に対してRPAを適用するか、業務整理を行う必要があります。「RPAの対象業務になる条件とは？」で解説した通り、RPAには自動化できる業務とできない業務があるためです。
まずは、各部署の既存業務をすべてリストアップし、各業務に対する業務フローを洗い出します。既存業務に重複している作業はないか、簡略化できる作業はないかを見直しましょう。
見直し後の業務に対して、どの業務にコストがかかっていて自動化したらどれくらいの投資対効果が出るか算出することで、RPAを適用する業務の優先度づけができます。
RPAで自動化する前に業務を行っていた担当者が異動や退職をしてしまった場合、ブラックボックス化してしまう可能性があります。既存業務についてノウハウを持っている人がいなくなり、問題が発生した時に対応できなくなる恐れがあるでしょう。
RPAで自動化した業務をブラックボックス化させないためには、業務に詳しい担当者がいなくなっても業務継続できるよう、マニュアルを作成したうえで情報共有することが大切です。
RPAに1度記憶させた業務フローや作業内容に変更が発生した際には、都度メンテナンスが必要になるので負担がかかるでしょう。
RPAとソフトウェアを連携している場合、ソフトウェアのアップデートに伴ったUIの変更の影響により不具合が発生する可能性も少なくはありません。
業務フローや作業内容の変更・ソフトウェアのアップデートは避けられないので、操作がわかりやすいなど、簡易的にメンテナンスできるツールを選ぶこともリスク回避の重要なポイントになるでしょう。
RPAを取り扱う会社には、繰り返し作業に特化したツールを取り扱う専門業者や、既存の業務システムの中にRPAを組み込むことを得意としているITベンダーも存在します。
RPAを導入する会社を選ぶ際には、自動化したい業務がどのような特徴を持っているかを事前に把握しておきましょう。
RPAを導入する際には、依頼する会社の取引実績を必ず確認しましょう。会社のホームページを確認すれば今までの取引実績や導入事例を確認できます。
確認ポイントには、自社と同じような規模であるか、導入事例が自社の状況と似ているかなどがあります。
自社と同じ規模感で状況も似ている場合、既に実績があることでスムーズなやり取りが期待できることから安心して依頼できるでしょう。
自社の規模や課題に適した料金プランを提案してくれる会社かチェックしましょう。そもそも自社の予算に適していない会社に依頼してしまうとお互いに無駄が発生してしまいます。
安い価格帯のRPAツールもあるので、予算が限られているのであれば、どれくらいの価格帯で導入できるのかを調べてみましょう。
RPAの料金には初期コストと維持コストがあるので、それぞれの価格帯を確認することをおすすめします。
本記事では、RPAの概要や注目されている理由、活用事例などについて解説してきました。RPAのメリットには、「ヒューマンエラーの削減」「人件費の削減」「業務の生産性向上」の3つがあります。
しかし、デメリットとして、「導入する前に業務整理が必要」「自動化した業務がブラックボックス化する可能性がある」「メンテナンスが必要」などが挙げられました。これらのような問題はRPAに詳しい外部の業者に相談することで解決できるでしょう。
弊社は皆様のITやDXに関するお悩みについて無料で相談を受け付けています。RPAを導入すべきか迷っている担当者の方は以下のリンク先からぜひお問い合わせください。